Escrito por Ana Malpica
enero 11, 2023
El compliance abarca muchas áreas y una de las más importantes recae sobre la prevención. El Compliance Officer debe de crear un sistema por el cual, se disminuyan los riesgos derivados de la comisión de delitos o de actividades ilícitas, penadas en la Ley 20.393. Crear matrices de riesgos, establecer un Código de Ética y sumar software GRC al área, no son suficientes si no se crea un Manual de Prevención de Delitos.
¿Qué es un Manual de Prevención de Delitos? Un Manual de Prevención de Delitos (MPD en adelante) no es más que un consiste en un sistema de prevención y de supervisión, que, a través de diversas acciones de control establecidas sobre los procesos o actividades de la empresa, persigue prevenir la comisión de los delitos tipificados en la Ley Nº 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, y cualquier otro delito que pueda ser incorporado a la Ley mediante modificaciones normativas.
El MPD debe de identificar actividades y procesos que puedan aumentar el riesgo relacionado a la comisión de algún delito, y a la vez, establecer reglas y procedimientos que indiquen al personal como desenvolver sus actividades sin perjuicio de la Ley 20393. También debe contemplar sanciones administrativas internas, obligaciones y prohibiciones.
¿Cuáles son los errores más comunes al hacer un MPD?
1. No identificar actividades riesgosas por muy esporádicas o improbables que sean
El MPD es antes que nada, un protocolo que busca enumerar todas las situaciones riesgosas y las acciones preventivas para evitarlos, y cómo comportarse ante una. Un error común es tipificar estos riesgos de forma general, sin tomar en cuenta algunos riesgos que pueden ser exclusivos no solamente del negocio, sino también el tipo de empresa.
Mientras mejor se desglosen los riesgos que afecten a la empresa y más personalizado sea el manual, mejor se podrá atacar estas situaciones cuando ocurran. El MPD debe ser una guía que pueda conducir a los empleados y la junta directiva a tomar decisiones efectivas ante la comisión de delitos.
2. Escribir el Manual de Prevención de Delitos de una forma compleja
Antes que nada, es importante entender que el MPD debe ser leído por todos en la empresa. Así que debe ser escrito de una forma fácil de entender, sin necesidad de incluir términos que puedan confundir a los colaboradores de la empresa.
¿Cómo debe hacerse el Manual de Prevención de Delitos? De una forma amigable, usando un lenguaje ameno, dividiéndolo por capítulos para su mejor comprensión. En lo posible utilizar ejemplos que ilustren situaciones de riesgo y los pasos a seguir para afrontarlas o prevenirlas.
3. No Comunicar
Lo que no se comunica, no se conoce. Es fundamental que al lado del desarrollo del MPD se establezca una estrategia de comunicación. Se debe de difundir el MPD a todos los empleados y deben ser firmados por ellos. De forma que, para la correcta comprensión de este, se deben de hacer capacitaciones continuas a los empleados y si es posible, hacer mediciones de los conocimientos adquiridos mediante quizzes.
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Esto es de vital importancia en las áreas que están más susceptibles a riesgos, como las áreas de compra o venta, que deben de seguir ciertos protocolos respecto al contacto con clientes y proveedores. También se debe de hacer especial hincapié en capacitar a quienes actúen en representación de la empresa, ya que sobre ellos recae la responsabilidad de la persona jurídica.
4. No establecer un Código de Ética
Parece ser básico, pero el código de ética es el sustento moral del MPD, sin este, queda incompleto la correcta prevención de riesgos. Al igual que el MPD, este debe ser divulgado, entendido e interiorizado por todos los empleados.
Con el código de ética los empleados podrán comprender cómo deben actuar de la mejor forma ante todas las situaciones diarias de sus gestiones laborales. El MPD, por otro lado, indicará también, como afrontar situaciones problemáticas. Teniendo estos dos documentos, se puede iniciar un correcto cumplimiento.
5. No habilitar un canal de denuncias
Es de extrema importancia la creación de un canal de denuncias. Como mencionamos en nuestro blog, Tips para mejorar tu compliance durante el 2023, el canal de denuncia es la vía más directa para la prevención.
Este debe ser incorporado como una política y garantizar desde anonimato, hasta recompensar en caso de que se denuncie casos riesgosos aportando evidencias concretas. Es por esto, que el canal de denuncias siempre debe ser comunicado, y explicar la extrema importancia de su uso y las consecuencias de ignorar potenciales situaciones ilegales.
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