¿Por qué fallan los programas de compliance?
Muchas veces al planificar y diseñar nuestro programa de cumplimiento nos damos cuenta de que las cosas no están saliendo como esperamos. El compliance normativo es una tarea compleja y dinámica que requiere no solamente de un compromiso sincero por parte del compliance officer sino también por parte de la Directiva de la empresa, así como de los empleados que la conforman.
Integrar software de cumplimiento definitivamente puede marcar un antes y un después en la gestión de compliance de nuestra empresa, pero también debemos incluir un modelo inteligente que permita la mejora continua.
Causas típicas por las cuales fallan los programas de compliance.
Poco compromiso.
Esta es la causa típica por la cual pueden fallar los programas de compliance. Realmente si no hay compromiso cualquier cosa puede fallar, desde la generación de un informe, el seguimiento de una venta o la realización de cualquier actividad. Cuando hablamos de compliance normativo, el compromiso esta unido a una visión ética de las cosas.
Si no hay compromiso por parte de los directivos, no importa los esfuerzos que se generen por parte del compliance officer, el programa de compliance tarde o temprano se estancara. La alta gerencia tiene un papel prioritario al repartir recursos, disponer de tiempo para que se capaciten los empleados, la generación de políticas y normas internas que garanticen en cumplimiento, etc.
No medir el cumplimiento.
Una de las claves del programa de compliance esta en su medición, en comprender, a largo o corto plazo, como ha avanzado o retrocedido el cumplimiento de las obligaciones normativas. Si se puede medir y se puede comparar con el pasado, estamos hablando de un sistema eficiente.
Muchas veces las empresas no integran software de cumplimiento, como AustranetGRC, que es un software de grc que permite la medición de cumplimiento y gestión del riesgo normativo a nivel corporativo (conoce más acerca de AustranetGRC aquí).
Es vital medir el cumplimiento para poder garantizar la mejora continua y saber en que lugar se encuentra el departamento de compliance. ¿Cuántas normas se han cumplido en lo que va de año?, ¿Cuál es la relación entre normas cumplidas vs normas incumplidas?, ¿Cuál es el porcentaje de atrasos?, ¿Por qué ocurren estos atrasos?
Estas preguntas son vitales para impulsar el cumplimiento de nuestra compañía y exige la integración de tecnologías y la contratación de software de cumplimiento.
Carencia de capacitaciones.
Si los colaboradores de la empresa no son capacitados en compliance, simplemente no sabrán como comportarse a la hora de presenciar un delito o una situación que pueda comprometer la Responsabilidad Penal de la empresa. Cosas tan básicas, pero tan extremadamente importantes como enviar alertas a través del Canal de Integridad (anteriormente conocido como Canal de Denuncias), son vitales para el correcto funcionamiento del programa de compliance.
Los colaboradores deben de ser capacitados y el programa de compliance debe de ser divulgado de manera rápida y amena entre los integrantes de la compañía, sobre todo, a aquellos que por su cargo y actividad puedan estar expuestos a situaciones comprometedoras, por ejemplo, la aceptación de regalos o beneficios económicos por parte de proveedores o clientes; todo lo referente a conflictos de interés y relaciones incompatibles, etc.
Ausencia de tecnología y presupuestos en el departamento de compliance.
Hoy en día es imposible imaginar una gerencia que no tenga algún tipo de tecnología implementada para mejorar la gestión laboral. Por ejemplo, los departamentos de contaduría tienen software de contabilidad, y los departamentos de ventas tienen CRM y distintos programas para la gestión de clientes.
Un departamento de compliance necesita de software de grc para mejorar su gestión. La centralización de la evidencia, la gestión del proceso de cumplimiento y la generación de métricas y datos acerca del cumplimiento, es vital para poder garantizar la reducción del riesgo normativo de la empresa. AustranetGRC es un software de cumplimiento normativo que disminuye el riesgo por incumplimiento, ya que permite cargar compromisos y asignar responsables para asegurar el cumplimiento y tener el monitoreo y estadísticas de tu compliance.
En conclusión, un programa de compliance necesita de compromisos y recursos para poder garantizar su eficacia. No es implemente diseñar el programa y olvidarse, requiere de un seguimiento largo y continuo para poder detectar donde están las fallas o donde comienzan a nacer riesgos potenciales para el cumplimiento.
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